Quantos softwares a sua empresa paga hoje? Se a resposta não veio na hora, você não está sozinho — é um dos pontos mais comuns de desperdício silencioso em TI. Sem um inventário atualizado, licenças continuam sendo pagas mesmo depois que o programa parou de ser usado ou o funcionário que precisava dele já saiu da empresa.
Por que empresas perdem dinheiro com licenças
Softwares são contratados aos poucos, por pessoas diferentes, para necessidades pontuais. Com o tempo, ninguém mais lembra por que aquela licença existe, mas o pagamento automático continua saindo todo mês.
Sinais de que o inventário de software está desatualizado
- Ninguém sabe dizer, de cabeça, quantas licenças de um programa a empresa tem contratadas.
- Existem assinaturas pagas por cartão corporativo sem nota fiscal centralizada.
- Funcionários que já saíram ainda aparecem como usuários ativos em algum sistema.
- Mais de uma ferramenta faz basicamente a mesma coisa, pagas em paralelo.
Como montar um inventário simples
Não precisa de um sistema sofisticado para começar: uma planilha com nome do software, fornecedor, número de licenças contratadas, quem usa, custo mensal e data de renovação já resolve a maior parte do problema. O importante é que essa lista seja revisada, não apenas criada uma vez e esquecida.
O que revisar periodicamente
Vale conferir, a cada poucos meses, se o número de licenças pagas ainda corresponde ao número de pessoas que realmente usam o software, se existem contratos duplicados fazendo a mesma função, e se alguma ferramenta crítica está perto de ficar sem suporte do fabricante.
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